Présentation

Si un autre centre vous prête un lot d'exemplaires, il est nécessaire de les enregistrer dans BCDI. Sinon, vos usagers ne les trouveront pas lors de leurs recherches et ne pourront pas les emprunter.

Cette fonctionnalité facilite la gestion des données associées à ces exemplaires.

Fenêtre d'entrée d'un fonds temporaire

- Base de destination : en haut de la fenêtre, BCDI vous rappelle le nom de la base actuellement ouverte ;

- Fichier Unimarc : Les données doivent être fournies par un fichier au format Unimarc. Cliquez sur le bouton « <> » pour indiquer où se trouve le fichier Unimarc à importer. Les notices du fichier doivent respecter certaines contraintes pour être correctement importées dans BCDI. Tant que vous n'avez pas indiqué de fichier, le bouton « Ok » est inactif ;

- Provenance du fonds : Indiquez dans ce champ l'origine des exemplaires. Vous pouvez laisser cette valeur vide, mais nous vous recommandons de la remplir afin de faciliter l'identification du lot d'exemplaire. Vous disposez de 30 caractères ;

- Emplacement des exemplaires ajoutés : Indiquez dans ce champ si vous placerez ces exemplaires dans un endroit particulier de votre fonds. Vous pouvez laisser cette valeur vide. Vous disposez de 30 caractères ;

- Option d'insertion des fiches : si vous souhaitez voir défiler les notices une par une, afin d'en valider l'insertion individuellement, alors sélectionnez l'option « une par une ». Sinon, laissez l'option « Toutes » par défaut ;

- Validation ou annulation : Cliquez sur « Ok » pour lancer l'importation des notices et des exemplaires du fichier Unimarc. Cliquez sur « Annuler » pour annuler l'importation et revenir dans la fenêtre principale de BCDI.

Contrainte du fichier Unimarc en entrée de fonds temporaire

Dans ce fichier, seules les notices qui contiennent un bloc de données d'exemplaires (bloc 9xx respectant la recommandation 995) seront importées dans BCDI.

De plus, il est indispensable que ces données portent une information de « Code exemplaire » (balise « $f » dans le bloc 995).

Traitement

Insertion des données dans BCDI

Chaque notice du fichier qui respecte ces contraintes, est importée dans BCDI. Il n'y a pas de dédoublonnage.

Les exemplaires du bloc 995 seront immédiatement créés et rattachés.

Pour ces notices et ces exemplaires, BCDI placera leur champ Temporaire à « Oui », ce qui vous permettra de les identifier rapidement.

Si vous avez saisi une valeur de provenance elle sera attribuée à tous les exemplaires créés. De même si vous avez saisi une valeur d'emplacement.

Fichier récapitulatif des exemplaires créés

Dans le dossier « Temp\Fonds temporaires » du dossier d'installation de votre client BCDI, vous trouverez un fichier au format texte qui portera la liste des exemplaires créés. Le nom de ce fichier respecte la nomenclature « Entrée_[Provenance]_[Date]_[Heure] », où :
  -[Provenance] est la valeur que vous avez saisie dans le champ « Provenance du fonds » (elle peut être vide) ;
  -[Date] est la date du jour au format année sur 4 chiffres, mois de l'année sur 2 chiffres, jour du mois sur 2 chiffres ;
  -[Heure] est l'heure de l'import au format heure sur 2 chiffres, minute de l'heure sur 2 chiffres, secondes de la minute sur 2 chiffres.