Manuel d’utilisation de BCDI Abonnement (2015, v 2.55)

I - Remarques préalables sur BCDI (structure, répertoires, connexion et identification)

II - Les menus d’Administration (onglets Bases, Masques, Autorisations, Groupes d’utilisateurs, Administrateur)

III - Les menus de Gestion documentaire

Chapitre 1 : Gestion du fonds

1 – Acquisitions

2 - Gestion des périodiques

3 – Catalogage

4 - Importation de notices

5 - Exportation de notices

6 - Thésaurus

7 - Dictionnaire thématique

8 – Les champs gérés avec des nomenclatures

9 - Auteurs, Editeurs, Collections

10 - Harmonisation de la base

11 – Le désherbage

12 – Les fonctions de récolement

Chapitre 2 : Gestion du prêt

1 - Prêts, retours, prolongations, réservations

2 - Gestion des réservations

3 - Gestion des retards

4 - Gestion des emprunteurs, Collectivités, Exemplaires

5 - Gestion d'un fonds temporaire

6 - Edition de listes

7 - Le paramétrage du prêt

8 - Rendre anonyme

9 - Les écrans de prêt pour les usagers

Chapitre 3 : Rechercher

1 - Recherche usager

2 - Recherche gestionnaire

3 - Effectuer des changements par lots à l’issue d’une recherche

Chapitre 4 : L’édition, la diffusion de produits documentaires

Chapitre 5 : La production d’indicateurs d’activités

Chapitre 6 : Le menu « Outils »

1 - Edition des tables

2 - Editions des rapports (formats de sorties personnalisés)

3 - Edition des feuilles de calcul (statistiques)

4 - Gestion des paramètres locaux et des bases

Chapitre 7 : Les menus « Changer de base » et « ? » (Votre espace client)

IV – Les écrans usagers

 

I - Remarques préalables sur BCDI (structure, répertoires, connexion et identification)

La structure générale de BCDI (les différents fichiers et leur relation)

Les répertoires d’installation (installation informatique du logiciel sur le serveur et sur le client)

La récupération et l’installation de bases BCDI 3

Se connecter à un serveur distant 

L’identification dans BCDI

Les raccourcis clavier

II - Les menus d’administration (onglets Bases, Masques, Autorisations, Groupes d’utilisateurs, Administrateur)

L’onglet Bases : gestion et création de bases

L’onglet Masques : gestion des masques de catalogage et de saisie

L’onglet Autorisations :

  - Le paramétrage des menus : faire apparaître ou disparaître des entrées de menus

  - Le paramétrage des fonctions : consulter, saisir, supprimer, etc.

L’onglet Interfaces

L’onglet Groupes utilisateurs : gestion des mots de passe, de l’accès aux bases, des interfaces de recherche

L’onglet Administrateur : gestion du mot de passe administrateur, marguerite, journal de recherches

III - Les menus de gestion documentaire

Présentation de la fenêtre principale du client BCDI

Chapitre 1 : Gestion du fonds

1 – Acquisitions

Gestion des commandes :

  - Préparation d’une commande

  - Visualisation et modification d’une commande

  - Réception d’une commande

  - Relance des fournisseurs

Gestion des fournisseurs

  - Saisie, modification, et visualisation d’une fiche Fournisseurs

  - Ecran de recherche des Fournisseurs

  - Importation d’une liste de fournisseurs

  - Exportation d’une liste de fournisseurs

Les suggestions d’achats

  - Saisie, modification, et visualisation d’une fiche Propositions

  - Ecran de recherche des Propositions

2 - Gestion des périodiques

Le Bulletinage

  - Bulletinage d’un numéro de périodique pour un nouvel abonnement

  - Bulletiner les numéros de périodiques au jour le jour

  - L’état de réception

La Gestion des abonnements

  - Créer un nouvel abonnement

  - Renouveler un abonnement

  - Retrouver un abonnement

3 – Catalogage

La saisie

Retrouver une saisie pour la compléter, la modifier

Les séries (de lecture suivie)

4 - Importation de notices

Aux formats Mémonotices et Unimarc (voir aussi : les paramètres d’importation)

Depuis une base externe

  - Option « Une à Une »

  - Option « Profil »

  - Option « Mise à jour »

  - Se connecter à un serveur distant pour importer depuis une base externe

5 - Exportation de notices

Au format Mémonotices, Unimarc et autres formats

6 - Thésaurus

Consulter le thésaurus

Editer des listes

Changer de thésaurus

Statistiques sur le thésaurus

7 - Dictionnaire thématique

Consulter le dictionnaire

Editer des listes

8 – Les champs gérés avec des nomenclatures

Consulter et personnaliser les listes conseillées

Conseils d’utilisation des nomenclatures

  - Natures

  - Types natures

  - Genres

  - Publics

  - Disciplines

  - Niveaux

  - Fonctions

  - Langues

9 - Auteurs, Editeurs, Collections

Gestion des auteurs

  - Saisie, modification et visualisation d’une fiche Auteurs

  - Rechercher des Auteurs

  - Importer des fiches Auteurs (voir aussi : les paramètres d’importation)

  - Exporter des fiches Auteurs

Gestion des éditeurs

  - Saisie, modification, et visualisation d’une fiche Editeurs

  - Rechercher des Editeurs

  - Importer des fiches Editeurs (voir aussi : les paramètres d’importation)

  - Exporter des fiches Editeurs

Gestion des collections

  - Saisie, modification, et visualisation d’une fiche Collections

  - Rechercher des Collections

  - Importer des fiches Collections (voir aussi : les paramètres d’importation)

  - Exporter des fiches Collections

10 – Harmonisation de la base

Mettre en cohérence

  - Nomenclatures

  - Auteurs, éditeurs, collections

  - Autres

Supprimer les fiches orphelines

11 – Le désherbage

Des supports cotés et des périodiques

12 – Les fonctions de récolement

Le récolement des supports cotés et des périodiques

Le récolement avec douchette

Chapitre 2 : Gestion du prêt

1 - Prêts, retours, prolongations, réservations

Effectuer des prêts, retours, prolongations, et réservations

Le cas du prêt d’une valise ou d’un document multisupport

2 - Gestion des réservations

Valider les demandes

Actualiser, gérer le rayon réservations

Rechercher et voir

3 - Gestion des retards

Envois de rappels

Options... (de l'envoi de rappels)

4 - Gestion des emprunteurs, Collectivités, Exemplaires

Gestion des emprunteurs

  - Saisie, modification, et visualisation d’une fiche Emprunteurs

  - Rechercher des Emprunteurs

  - Importer des fiches Emprunteurs

  - Mettre à jour les fiches Emprunteurs

  - Exporter des fiches Emprunteurs

  - Supprimer les emprunteurs inactifs

Gestion des collectivités

  - Saisie, modification, et visualisation d’une fiche Collectivités

  - Rechercher des Collectivités

  - Importer des fiches Collectivités

  - Exporter des fiches Collectivités

Gestion des exemplaires

  - Modification et visualisation d’une fiche Exemplaires

  - Rechercher des Exemplaires

5 - Gestion d'un fonds temporaire

Entrée

Sortie

6 - Edition de listes

Collectivités, Emprunteurs, Prêts

7 - Le paramétrage du prêt

Les paramètres par défaut : fixe la durée habituelle d’un prêt et le nombre maximum d’exemplaires empruntés

Les profils de prêt : affiner les paramètres de prêt par défaut pour certaines catégories de documents et d’emprunteurs

Gestion du calendrier des jours ouvrables : détermine les jours d’ouverture et de fermeture à prendre en compte dans les dates de retour de prêts

8 – Rendre anonyme

Prêts

Réservations

9 - Les écrans de prêt pour les usagers

Les différents onglets :

  - Gestion des prêts

  - Gestion des retours

  - Gestion des réservations

  - Le compte lecteur

  - Le baromètre

  - Faire des propositions

Chapitre 3 : Rechercher

1 - Recherche usager

La recherche usager

Il est possible de paramétrer du côté gestion documentaire, un jeu d’écrans de recherche identique à celui proposé aux usagers du CDI (voir l’administration des Groupes utilisateurs)

2 - Recherche gestionnaire

La recherche en Notices

  - La recherche Multicritères

  - La recherche assistée

  - La recherche experte Notices

Le mode de recherche expert pour les autres fichiers

  - Exemplaires

  - Auteurs

  - Editeurs

  - Collections

  - Prêts

  - Réservations

  - Emprunteurs

  - Collectivités

  - Achats

  - Abonnements

  - Fournisseurs

  - Propositions d’achats

  - Ressources

L’historique de recherche

4 - Effectuer des changements par lots à l’issue d’une recherche

Le changement par lots (fonction à utiliser pour les champs autres que ceux gérés avec nomenclatures)

Chapitre 4 : L’édition, la diffusion de produits documentaires

Le menu « Diffusion, édition »

L’édition de formats personnalisés : utilisation de l’éditeur de rapport

L’intégration de formats personnalisés dans « Diffusion, édition » (les macoprocédures)

Les formats de sortie « normalisés » (Biblio, ISBD, Liste)

Chapitre 5 : La production d’indicateurs d’activités

Le menu « Indicateurs d’activité »

Utiliser l’assistant d’édition de feuille de calcul (feuilles de calcul personnalisées)

Visualiser, modifier une feuille de calcul

L’édition de feuille de calcul

L’intégration de statistiques personnalisées dans «  Indicateurs d’activité » (les macoprocédures, point 10)

Chapitre 6 : Le menu « Outils »

1 - Edition des tables

L’édition des tables par fichiers :

  - Notices

  - Exemplaires

  - Auteurs

  - Editeurs

  - Collections

  - Prêts

  - Réservations

  - Emprunteurs

  - Collectivités

  - Achats

  - Abonnements

  - Fournisseurs

  - Propositions d’achats

  - Ressources

2 - Editions des rapports (formats de sorties personnalisés)

Mode Assistant

Mode Expert

3 - Edition des feuilles de calcul (statistiques)

Editer des statistiques

4 - Gestion des paramètres locaux et des bases

La gestion des paramètres locaux

La gestion des bases (sauvegarder, reconstruire, recopier, initialiser)

Chapitre 7 : Les menus « Changer de base » et « ? » (Votre espace client)

Le changement de base

Votre espace client

IV – Les écrans usagers

Les écrans de recherche BCDI Abonnement

Les écrans de recherche BCDI 3