La mise à jour des emprunteurs

A chaque rentrée scolaire, des élèves arrivent, d’autres partent : une mise à jour des emprunteurs dans BCDI est nécessaire, tout particulièrement pour les élèves.
La procédure de mise à jour se fait en plusieurs étapes :
• 1ère étape : récupération du fichier des emprunteurs au format Xml ;
• 2ème étape : importation du fichier pour une mise à jour des emprunteurs dans BCDI ;
• 3ème étape : traitement des emprunteurs mis à l’écart lors de la mise à jour.

Récupérer le fichier Emprunteurs
  • 1er cas : votre établissement utilise un ENT

Il est possible d’extraire depuis celui-ci, un fichier d’utilisateurs en Xml (qui peut comprendre les élèves, les enseignants, les personnels administratifs). Retrouvez dans votre Espace client, une documentation sur la procédure de récupération depuis votre ENT. Dans la partie Accompagnement e-sidoc, rubrique Interconnexion ENT/e-sidoc, vous déclarez l’ENT utilisé : vous avez alors accès à une documentation détaillée, avec une partie sur l’export des utilisateurs de votre ENT au format BCDI.

  • 2ème cas : votre établissement n’utilise pas un ENT

Le fichier des élèves (et des autres personnels) peut être obtenu à partir d’une extraction depuis le logiciel de gestion des élèves et des personnels de votre établissement (par exemple : Sconet). Ce fichier (au format CSV) doit être converti dans un format compatible avec BCDI, à savoir le format Xml. Cette conversion se fait à l’aide d’un service en ligne proposé par Canopé Solutions documentaires.

Mettre à jour les emprunteurs dans BCDI

Si vous avez supprimé tous les emprunteurs de la base (emprunteurs sans prêts en cours), vous pouvez importer les emprunteurs à partir de l’entrée Gestion prêt > Gestion des emprunteurs > Importer.
Il est toutefois beaucoup plus intéressant de ne pas supprimer vos emprunteurs et de les mettre à jour. Il devient possible alors de conserver les informations saisies manuellement dans les fiches des élèves (exemple : mot de passe, téléphone, e-mail…).

La mise à jour doit supprimer les fiches des élèves partis, mettre à jour les fiches des élèves encore présents, créer les fiches des nouveaux élèves. Lors de la mise à jour, des ambiguïtés peuvent se rencontrer (2 emprunteurs avec les mêmes NOM Prénom dans la base et 1 seul emprunteur avec ces NOM Prénom dans le fichier d’importation, ou l’inverse).

Traiter les fiches des emprunteurs mis à l’écart

Lors de la mise à jour des emprunteurs, un certain nombre de fiches peuvent être mises à l’écart. Il est alors indiqué dans le champ Type emprunteur : Usager temporaire. Rappel de la procédure pour traiter le cas des fiches « Usager temporaire ».

Un emprunteur est mis à l’écart principalement :
• lorsqu’il a des prêts en cours et a quitté l’établissement (absent du fichier d’importation) ;
• en cas de doublons de mises à jour : une fiche emprunteur présente a été modifiée en « Usager temporaire » et une nouvelle fiche du même nom a été importée.