Les Notices générales sans Exemplaire dans le fonds (mis au pilon ou perdus)
Les Notices générales dont tous les exemplaires sont au pilon
Objectif : identifier les notices générales pour lesquelles il n’existe plus d’exemplaire physique dans le fonds (exemplaires mis au pilon).
A – Pourquoi corriger ?
En principe : à l’exception des sites internet et ressources en ligne, une notice générale décrit un document présent physiquement dans le fonds en un ou plusieurs exemplaires.
Conséquences pour les usagers : les informations fournies par le catalogue peuvent induire l’usager en erreur (le document est décrit dans le catalogue mais absent du fonds physique).
Conséquences côté gestionnaire : ces notices « polluent » les recherches gestionnaires.
Cette harmonisation s’effectue en 2 temps :
- les notices dont les exemplaires sont au pilon ;
- les notices dont tous les exemplaires sont perdus ou mis au pilon.
Le deuxième cas est à traiter dans l’harmonisation suivante : Notices générales dont tous les exemplaires sont perdus ou au pilon
B – Utiliser l’harmonisation manuelle
Retrouver l’harmonisation :
Que fait l’harmonisation ?
- Fichier de recherche : Notices
- Equation : Statut = ~Mis au pilon~ sauf (Statut = ~En-service~ ou Statut = ~Hors-Prêt~ ou Statut = ~Archivé~ ou Statut = ~Perdu~ ou Statut = ~En restauration~ ou Statut = ~Autre~)
- Filtres : Notices générales
- Classement par : Support ; Cote ; Titre Ng
Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez NG sans Ex. physiques.fr3
C – Que faire ?
Vous obtenez alors la liste de toutes les notices générales pour lesquelles il n’existe plus de document physique présent dans le fonds documentaire.
Après avoir contrôlé le résultat, vous pouvez supprimer l’ensemble de ces notices en cliquant sur l’icône « poubelle » de l’écran de recherche gestionnaire Notices (suppression par lot).
Les Notices générales dont tous les exemplaires sont perdus ou au pilon
Objectif : identifier les notices générales pour lesquelles il n’existe plus d’exemplaire physique dans le fonds (exemplaires mis au pilon ou perdus).
A – Pourquoi corriger ?
En principe : à l’exception des sites internet et ressources en ligne, une notice générale décrit un document présent physiquement dans le fonds en un ou plusieurs exemplaires.
Conséquences pour les usagers : les informations fournies par le catalogue peuvent induire l’usager en erreur (le document est décrit dans le catalogue mais absent du fonds physique).
Conséquences côté gestionnaire : ces notices « polluent » les recherches gestionnaires.
Il faut d’abord traiter le cas des notices dont tous les exemplaires sont au pilon : Notices générales dont tous les exemplaires sont au pilon
B – Utiliser l’harmonisation manuelle
Retrouver l’harmonisation :
Que fait l’harmonisation ?
- Fichier de recherche : Notices
- Equation : (Statut = ~Perdu~ ou Statut = ~Mis au pilon~) sauf (Statut = ~En-service~ ou Statut = ~Hors-Prêt~ ou Statut = ~Archivé~ ou Statut = ~En restauration~ ou Statut = ~Autre~)
- Filtres : Notices générales
- Classement par : Support ; Cote ; Titre Ng
Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez NG sans Ex. physiques.fr3
C – Que faire ?
Vous obtenez alors la liste de toutes les notices générales pour lesquelles il n’existe plus de document physique présent dans le fonds documentaire. Tous les exemplaires sont soit perdus, soit perdus ou mis au pilon.
Si vous le souhaitez, vous pouvez rendre ces notices invisibles au catalogue en effectuant un changement par lot.
Cliquez sur le bouton « Modifier par lots (chercher-remplacer) » : le menu de changement par lot apparaît à l’écran.
- Champ à modifier : sélectionnez le champ Catalogue
- Onglet Valeurs à changer : sélectionnez « Oui »
- Onglet Valeurs de remplacement : dans Remplacer par la valeur : ouvrez l’index et sélectionnez « Non »
- Laissez cochée la case « Confirmer le changement à chaque fiche »
- Lancez le changement par lot
Voir Aide BCDI : Changer dans un champ une forme par une autre