Une base propre pour longtemps ! (2/2)
Une fois votre base corrigée, harmonisée, nettoyée… il est possible de maintenir au maximum cette cohérence :
- en suivant quelques règles de saisie ;
- en utilisant les menus de mise en cohérence intégrés dans BCDI (mode expert).
Les modes Expert des menus intégrés de Mise en cohérence
Certaines formes de Natures, d’Auteurs, d’Editeurs… viennent « polluer » systématiquement l’index de ces champs, suite à des importations de notices.
Passez alors par le mode Expert !
Le mode Expert pour les Nomenclatures
Le mode Expert des menus de mise en cohérence des champs gérés avec nomenclatures et des champs Auteurs, éditeurs, collection permet de préparer les changements de valeurs, de les enregistrer puis de les rappeler. En cliquant sur le bouton Lancer, tous les changements enregistrés se feront en un seul clic.
Exemple : Fonctions et Natures
Pour enregistrer un fichier d’opérations de changement par lot :
- Sélectionnez le champ Fonctions ;
- Dans Sélectionner les valeurs à changer, faites votre première sélection : dans l’exemple, Directeur de publication ;
- Dans Sélectionner la valeur de remplacement : choisissez Directeur de la publication dans Valeurs conseillées ;
- Cochez la case Expert ;
- Cliquez ensuite sur Mémoriser.
- Sélectionnez ensuite le champ Natures ;
- Dans Sélectionner les valeurs à changer, faites votre première sélection : dans l’exemple, Conte ;
- Dans Sélectionner la valeur de remplacement : choisissez Conte, fable dans Valeurs conseillées ;
- Cliquez sur Mémoriser.
- Enregistrez l’ensemble de ces changements en cliquant sur Voir puis sur le bouton « disquette » : donnez un nom de fichier explicite dans le champ Nom de fichier puis enregistrez.
Pour lancer les opérations de changement par lot :
- Dans la fenêtre de Mise en cohérence des nomenclatures, cochez la case Expert ;
- Cliquez sur Voir, puis sur rappeler un fichier de changement (bouton-disquette flèche sortante) ;
- Sélectionnez le fichier souhaité ;
- Cliquez sur Fermer ;
- A la question Utiliser les valeurs modifiées ? répondez Oui ;
- Cliquez sur Lancer.
Le mode Expert pour les Auteurs, éditeurs, collections
Il fonctionne de manière identique à celui du menu de mise en cohérence des nomenclatures.
La suppression des fiches orphelines
Après l’harmonisation des champs Auteurs, éditeurs, collections, il vous est proposé de supprimer les fiches rendues orphelines par le changement par lot (fiche sans aucun lien avec d’autres fiches de la base). Vous pouvez lancer directement cette suppression.
Cependant, il existe certainement aussi dans votre base de nombreuses fiches orphelines, suite à des désherbages effectués : vous pouvez les supprimer en utilisant la fonction dans Harmonisation de la base > Supprimer les fiches orphelines.
Pour les champs Auteurs et Collections (de monographies), il existe des fichiers d’autorité, ce qui n’est pas le cas pour les Editeurs !
Pour les Auteurs, il est conseillé de consulter :
- le fichier d’autorité de la BnF, via leur catalogue : http://catalogue.bnf.fr/
- le VIAF (Fichier d’autorité international virtuel) : http://viaf.org/ (VIAF est un projet commun de plusieurs bibliothèques nationales, mis en œuvre et hébergé par OCLC, qui établit des liens entre les fichiers d’autorité des bibliothèques nationales, et rend cette information disponible sur le WEB).
Pour les Collections de monographies (Titre clé de collection) il est possible de consulter :
- le portail ISSN.org : https://portal.issn.org (recherche par titre de collection, par ISSN).
Pour les Editeurs : malgré l’absence de formes d’autorité, les normes françaises de description bibliographique (Z 44-050 et Z 44-073) précisent que le nom de l’éditeur doit être retranscrit tel qu’il figure sur les sources principales d’information (page de titre ou substitut de la page de titre, autres parties liminaires et achevé d’imprimer). Il est possible de donner une forme abrégée, sous réserve qu’elle demeure compréhensible (exemple : Ed. du Seuil).
Pour des raisons de cohérence d’index, il est préférable toutefois de choisir une forme et de s’y tenir.
Références
FD Z 44-050. Catalogage des monographies – Texte imprimé : Rédaction de la description bibliographique
(Normes de catalogage : normes fondamentales. Tomes 1 Formation des bibliothécaires et documentalistes AFNOR. Association française de normalisation, 2005)
FD Z 44-073. Catalogage des monographies – Texte imprimé : Rédaction de la description bibliographique allégée
(Normes de catalogage : normes fondamentales. Tomes 3 Formation des bibliothécaires et documentalistes AFNOR. Association française de normalisation, 2005)