Gestion du prêt, Gestion d'un fonds temporaire, Sortie, Sélection des exemplaires temporaires à sortir du fonds

Présentation

Si un autre centre vous a prêté des exemplaires, vous avez inséré des données dans BCDI pour qu'ils soient accessibles à votre public. Lorsque le moment est venu de rendre ces exemplaires à leur centre d'origine, cette fonctionnalité facilite la gestion des données qui leurs sont associées.

Fenêtre de sortie d'un fonds temporaire

Il s'agit d'une fenêtre de recherche simplifiée d'exemplaires. Vous allez y déterminer les exemplaires que vous allez faire sortir de votre fonds.

Recherche des exemplaires à sortir

Dans la partie supérieure, sur fond jaune, dans le cadre « Rechercher sur », BCDI vous propose plusieurs moyens de rechercher les exemplaires que vous souhaitez sortir.

- Bloc « Codes exemplaire » : dans ce cadre, vous pouvez directement saisir des codes d'exemplaires ou flasher les codes barres avec votre douchette. Séparez chaque code par un retour à la ligne ;

- Bloc « Exemplaires » de recherche simplifié : dans ce cadre, utilisez les 3 lignes pour contruire une équation de recherche d'exemplaires. Le champ « Provenance » est sélectionné par défaut sur la première ligne. Il suffit de remplir une seul ligne pour lancer la requète ;

- Bloc « Fichier de sortie du fonds » : utilisez le bouton « <> » de navigation pour sélectionner un fichier texte contenant la liste des codes des exemplaires que vous souhaitez sortir du fonds. Par défaut, la navigation sur le disque dur commence dans le dossier « Temp\Fonds temporaires ». C'est là que se trouve les fichiers « Entree_XXX.txt » que BCDI a enregistrés lorsque vous avez effectué les entrées de fonds temporaires. Vous pouvez directement utiliser ces fichiers pour constituer la liste des exemplaires à sortir du fonds. ;

- Bouton « Feuilleter » : utilisez ce bouton pour ouvrir le masque de saisie d'exemplaires. Vous pourrez alors utiliser les commandes habituelles de navigation pour faire défiler les exemplaires elligibles pour une sortie de fonds temporaire. Le bouton de sélection ajoutera l'exemplaire à la liste et laissera le masque de saisie ouvert pour vous permettre d'enchaîner les sélections.

Exécution de la recherche

Mis à part le bouton « Feuilleter », vous devez cliquer sur le bouton d'exécution de la recherche pour obtenir une liste de résultats.

En plus des critère de recherche que vous aurez sélectionnés, BCDI ajoute des critères implicites pour imiter le bruit de recherche. Seuls les exemplaires qui ont leurs champs Temporaire=Oui et Code exemplaire=rempli seront inclus dans les résultats de recherche.

Si votre recherche ne produit aucun résultat, un message vous en informera. Il ne fait pas de différence entre une absence de résultat due à vos critères de recherche ou aux critères implicites de BCDI.

D'autre part, aucun exemplaire actuellement en prêt ne peut sortir du fonds.

Si votre recherche ne produit que des résultats actuellement en cours de prêt (ou mis de côté pour une réservation), vous obtenez ce message.

Listes des résultats de la recherche et sélection des exemplaires

Sous le bloc de définition de recherche, la fenêtre affiche la liste des résultats de vos recherches successives. Il s'agit d'une check-list. Si vous avez utilisé le bloc d'équation de recherche ou le bloc de choix d'un fichier, la liste des resultats de votre recherche contient certainement des exemplaires que vous ne souhaitez pas sortir de votre fonds. Dans la colonne de gauche, vous allez cocher les exemplaires que vous voulez sortir et décocher ce que vous allez garder. Par défaut, tous les résultats de la recherche sont cochés/sélectionnés. Vous pouvez aussi utiliser les boutons « Tout sélectionner » et « Tout désélectionner », situé sous la liste, dans le bloc de commandes de la fenêtre.

A chaque recherche que vous exécutez, BCDI vous demandera ce que vous souhaitez faire de la nouvelle liste de résultats :

- Fusionner avec la sélection actuelle : tous les exemplaires actuellement cohés seront conservés dans la liste. Tous les exemplaires actuellement décohcés seront retirés. Les résultats de la nouvelle recherche seront ajoutés. Comme pour toute recherche, ces nouveaux résultats seront cochés par défaut ;
- Remplacer la sélection actuelle : la liste actuelle sera complètement vidée y compris les exemplaires qui seraient actuellement cochés. Ils ne feront pas partie de la sélection d'exemplaires à sortir du fonds. Les résultats de la nouvelle recherche seront ajoutés. Comme pour toute recherche, ces nouveaux résultats seront cochés par défaut.

Les colonnes de la liste affiche les champs suivants de la table Exemplaires :
- Provenance : peut être vide mais nous recommandons de le remplir lors de l'entrée du fonds temporaire ;
- Date import E. : date à laquelle vous avez effectué l'entrée du fonds temporaire de cet exemplaire ;
- Code exemplaire : il ne peut pas être vide puisqu'il fait partie des critères implicites de recherche. D'autre part, un exemplaire sans code exemplaire n'est pas accepté par la fonction d'entrée de fonds temporaire ;
- Exemplaire : le titre de l'exemplaire ;
- Emplacement : souvent laissé vide ;
- Cote E. : la cote de l'exemplaire ;

Comme toutes les listes de ce type dans BCDI, vous pouvez modifier l'option de tri. Cliquez dans l'en-tête d'une colonne pour trier la liste par valeurs croissantes de ce champ. Cliquez avec le bouton droit pour trier par ordre décroissant. Vous pouvez redimensionner les colonnes et en modifier l'ordre en faisant un glisser/déposer avec l'en-tête.

Commandes disponibles dans la sortie d'un fonds temporaire

Dans le bandeau inférieur de la fenêtre, vous trouverez les commandes des actions disponibles pour la sortie du fonds temporaire.

Boutons d'aide à la sélection

- Tout sélectionner : coche tous les exemplaires de la liste. Désactivé s'ils le sont déjà 

- Tout désélectionner : décoche tous les exemplaires de la liste. Désactivé si aucun exemplaire n'est actuellement coché.

Boutons de recherche

- Exécuter la recherche  : lance la recherche en exemplaires avec les critères définis dans le bloc supérieur de la fenêtre. Ce bouton est toujours actif. Si vous cliquez dessus alors qu'aucun critère n'est saisi, vous obtiendrez un message d'erreur « Aucun critère de recherche ». Lorsque la recherche a été exécuté, les critères de recherche sont vidés, pour vous permettre plus facilement d'en définir une nouvelle 

- Enregistrer les résultats  : enregistre la liste des exemplaires dans un fichier texte. Vous devrez indiquer le nom du fichier à enregistrer 

- Effacer la recherche  : vide les critères de recherche. Si la liste des résultats n'est pas vide, BCDI vous demande aussi ce qu'il doit faire de son contenu.

  - L'ensemble de la rechercheanbsp;: toute la liste sera vidée, y compris les exemplaires déjà cochés ;
  - Seulement les éléments non sélectionnés : les exemplaires actuellement cochés sont conservés. Les autres sont retirés de la liste.

Boutons de préparation de la sortie

Lorsque vous êtes satisfait de la sélection d'exemplaires à sortir du fonds, cliquez sur le bouton « Préparer la sortie ». Le traitement de la sortie du fonds passe alors à l'étape suivnate : validation de la sortie du fonds.