Les Notices de Périodiques sans Numéro de Collection

Objectif : identifier les notices générales de périodiques, dont le champ N° de Collection n’est pas renseigné, afin de le compléter.

A – Pourquoi corriger ?

En principe : le Numéro de Collection doit être obligatoirement renseigné lors de la saisie de la description bibliographique d’un numéro de périodique.

Conséquences pour les usagers : dans les résultats de recherche du portail e-sidoc, les notices de dépouillement du réservoir Mémofiches ne sont liées au numéro de périodique bulletiné que lorsque le N° de Collection est renseigné.

Conséquences côté gestionnaire : des difficultés peuvent survenir lors de certaines étapes de la gestion des périodiques (recherche gestionnaire, désherbage des périodiques, édition du répertoire des périodiques).

B – Utiliser l’harmonisation manuelle proposée

Retrouver l’harmonisation :

Que fait l’harmonisation ?

• Fichier de recherche : Notices
• Equation : Support = ~Périodique~ et N° Collection = vide
• Filtres : Notices générales 
• Classement par : Titre Ng

Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez Périod. N°Collection.fr3

C – Que faire ?

Vous obtenez la liste de toutes les notices de périodiques dont le champ Numéro de Collection n’est pas renseigné.

Notice par notice, il faut renseigner le champ N° de Collection, en s’appuyant sur le numéro présent dans le champ Titre de la notice générale.

Pour aller plus loin

Le cas de la numérotation des périodiques

Conséquences pour les usagers : dans les résultats de recherche du portail e-sidoc, les notices de dépouillement du réservoir Mémofiches ne sont liées au numéro de périodique bulletiné que lorsque le N° de Collection est correctement renseigné.

Conséquences côté gestionnaire : dans BCDI, les index présentent les numéros ainsi :

Au-delà de l’apparence de désordre, les recherches gestionnaires et le classement des résultats dans des listes ou produits documentaires sont moins efficients.

De plus, en cas d’importation de notices MémoFiches, la numérotation préconisée doit être strictement respectée en Titre pour un bon « raccrochage » des notices de dépouillement à la notice générale bulletinée et éviter ainsi la création de doublon de notices.

Comment corriger ?

Exemple avec le périodique TDC : vous désirez ajouter un « 0 » à tous les numéros à 3 chiffres avant le numéro 1000 (en date du 15/09/2010) en Titre et en N° de Collection.

• Fichier de recherche : Notices
• Equation : Titre Ng = ~TDC -~ et Date parution <15/09/2010
• Filtres : Notices générales 
• Classement par : Titre Ng

Cliquez sur le bouton « Modifier par lots (chercher-remplacer) » : le menu de changement par lot apparaît à l’écran.

Vous allez effectuer un changement par lot sur les champs Titre et N° de Collection :

1^er changement :

• Champ à modifier : sélectionnez le champ Titre
• Onglet Valeurs à changer : dans Valeur saisie : TDC (TDC avec un espace)
• Onglet Valeurs de remplacement : dans Remplacer par la valeur : TDC 0
• Laissez cochée la case « Confirmer le changement à chaque fiche »
• Lancez le changement par lot

2^ème changement :

• Champ à modifier : sélectionnez le champ N° de Collection
• Onglet Valeurs à changer : Tout
• Onglet Valeurs de remplacement : dans Remplacer par la valeur : 0
• Option de remplacement : Ajouter avant
• Laissez cochée la case « Confirmer le changement à chaque fiche »
• Lancez le changement par lot

Voir Aide BCDI : Changement par lot, options de remplacement.