Les Notices générales, Notices de Dépouillement et Exemplaires (périodiques)

Objectif : identifier les notices générales de périodiques pour lesquelles l’importation des notices de dépouillement Mémofiches a créé des doublons (notice générale avec notices de dépouillement d’un côté, notice générale avec exemplaire de l’autre).

A – Pourquoi corriger ?

En principe : un numéro de périodique dépouillé comporte une notice générale, une ou des notice(s) de dépouillement, un ou plusieurs exemplaire(s). Pour obtenir ce résultat suite à l’importation de notices de dépouillement, le Titre de la notice générale bulletinée doit être strictement le même que celui des notices importées.

Conséquences pour les usagers : les informations fournies par le catalogue sont dispersées  (les données d’exemplaires n’apparaissent pas avec les articles du numéro de périodique).

 Conséquences côté gestionnaire : des difficultés peuvent survenir lors du bulletinage, de la gestion des abonnements et de la recherche gestionnaire. 

B – Utiliser l’harmonisation manuelle

Retrouver l’harmonisation :

Que fait l’harmonisation ?

5 – Notices générales avec notices de dépouillement mais sans exemplaire (périodiques)

• Fichier de recherche : Notices
• Equation : Support = ~Périodique~ et Liste Notices = rempli et Liste Exemplaires = vide
• Filtres : Notices générales
• Classement par : Titre Ng 

Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez Périod. NG avec Ex.fr3

6 – Notices générales sans notices de dépouillement mais avec exemplaire (périodiques)

• Fichier de recherche : Notices
• Equation : Support = ~Périodique~ et Liste Notices = vide et Liste Exemplaires = rempli
• Filtres : Notices générales
• Classement par : Titre Ng

Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez Périod. NG sans Ex.fr3

C – Que faire ?

Vous obtenez  :

• d’un côté, la liste des notices générales de périodique créées suite à l’importation des Mémofiches ;
• de l’autre, les notices générales bulletinées et exemplarisées de ces mêmes périodiques.

Il vous reste à comparer ces deux listes afin de repérer les éventuels doublons de notices.

Une fois les lots de notices identifiés, il faut procéder à leur correction, à savoir supprimer la notice générale sans dépouillement et exemplariser celle avec dépouillements : il n’est pas possible de faire « passer » une fiche exemplaire d’une notice à une autre.

Pour isoler des lots de notices à corriger (un même titre de périodique pour une période donnée), une clé de recherche unique facilite les recherches.

Par exemple : le champ Collection

Si cela est nécessaire, il est donc conseillé d’harmoniser au préalable les formes de Collection pour les périodiques concernés.