Les Notices dont le champ Catalogue est à « Non »

Objectif : identifier les notices dont le champ Catalogue est renseigné à « Non », et donc invisibles pour les usagers dans le catalogue, afin de contrôler qu’il ne s’agit pas d’une erreur de saisie.

A – Pourquoi corriger ?

En principe : une notice est enregistrée afin de figurer dans le catalogue et ainsi renseigner les usagers sur les caractéristiques et le contenu des documents mis à disposition.

Conséquences pour les usagers : les informations fournies par le catalogue sont incomplètes (le document peut être présent dans le fonds physique mais absent du catalogue). Il est possible cependant de rendre ces notices invisibles dans le catalogue de manière intentionnelle (document pour lequel il n’existe plus d’exemplaires physiques, documents en commande, notices en cours de correction, documents inaccessibles…).

 Conséquences côté gestionnaire : les notices restent visibles en recherche gestionnaire (BCDI), sauf si l’on sélectionne le filtre « Catalogue ». 

La valeur choisie dans les champs Catalogue de Notices et d’Exemplaires a une incidence sur le fonctionnement du connecteur BCDI/e-sidoc, qui permet l’export des Notices de la base locale vers le portail e-sidoc.

Petit rappel des principales données non exportées vers e-sidoc via le connecteur :

  • Les notices MémoFiches et Mémodocnet de la base : celles-ci sont directement puisées dans les réservoirs de données documentaires du Canopé de Poitiers ;
  • Les notices et les exemplaires dont le champ « Catalogue » est « Non » : ces fiches ont été placées hors catalogue et ne doivent donc pas être visibles par les usagers ;
  • Les exemplaires mis au pilon et les exemplaires de série ;
  • Les emprunteurs qui n’ont pas de compte utilisateur (Compte = Non).

 

B – Utiliser l’harmonisation manuelle

Retrouver l’harmonisation :

Macro6_1

Que fait l’harmonisation ?

  • Fichier de recherche : Notices
  • Equation : Catalogue = ~Non~
  • Filtres : Aucun
  • Classement par : Support ; Cote ; Titre Ng

Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez Catalogue N non.fr3

 

C – Que faire ?

Vous obtenez alors la liste de toutes les notices dont le champ Catalogue est renseigné à « Non ».

Deux cas se présentent :

  • le document n’est pas présent dans les rayonnages : vous pouvez laisser le champ Catalogue à « Non » (document en commande, perdu, inaccessible) ;
  • il s’agit d’une erreur de saisie : passez le champ Catalogue à « Oui » (document perdu à un moment mais revenu, document commandé et arrivé…).