Les Exemplaires sans Notice générale (hors perdus ou mis au pilon)

Objectif : identifier les exemplaires, à l’exception des perdus et des mis au pilon, qui ne sont pas liés à une notice générale.

A – Pourquoi corriger ?

En principe : une notice générale, à l’exception des sites internet ou ressources en ligne, est liée à un ou plusieurs exemplaires. De la même manière, un exemplaire, excepté les mis au pilon ou perdus, est lié à une notice générale.

Un exemplaire « En-service » sans Notice générale, ce n’est pas normal !

Conséquences pour les usagers : les informations fournies par le catalogue sont incomplètes (aucune donnée sur le document) si l’exemplaire est physiquement présent dans le fonds.

 Conséquences côté gestion : des difficultés peuvent survenir lors du prêt (réservations), du récolement et de la recherche gestionnaire.

Les suppressions d’exemplaires sont déconseillées !

Dans BCDI, si on supprime des fiches Exemplaires, les N° d’exemplaire sont réattribués dans l’ordre inverse de la suppression.

Pour pouvoir utiliser les N° d’exemplaire comme N° d’inventaire, il ne faut donc pas supprimer les fiches Exemplaires. La création du N° d’exemplaire peut tenir lieu d’inscription à l’inventaire, tant que celui-ci reste unique et qu’il n’est pas utilisé une nouvelle fois.

Pour désherber efficacement (sans supprimer d’exemplaires), utilisez le menu de Désherbage de BCDI.

Voir Aide BCDI : Désherbage des supports cotés et des périodiques.

Voir en images le désherbage des supports cotés 

Voir en images le désherbage des périodiques

 

B – Utiliser l’harmonisation manuelle proposée

Retrouver l’harmonisation :

Macro1_2

Que fait l’harmonisation ?

  • Fichier de recherche : Exemplaires
  • Equation : Titre Ng = vide
  • Filtres : Fonds documentaire
  • Classement par : Support ; Cote E. ; Exemplaire

Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez Ex sans NG.fr3

 

C – Que faire ?

Vous obtenez alors la liste de tous les exemplaires, dont le statut est « En-service », « Hors-Prêt », « Archivé », « En restauration » et « Autre », et qui n’ont pas de notice générale. Cette liste permettra de vérifier la présence physique de ces documents.

Deux cas se présentent :

  • le document n’est pas présent dans les rayonnages : il s’agit peut-être de documents désherbés. Passez le Statut à « Mis au pilon ».
  • le document est dans les rayonnages :
    • Notez le contenu des champs de l’exemplaire (Cote, Emplacement, Type de prêt, Date d’achat …)
    • Supprimez l’exemplaire
    • Procédez immédiatement au catalogage du livre et exemplarisez. Le numéro supprimé au préalable sera automatiquement réattribué.