La mise à jour des emprunteurs

A chaque rentrée scolaire, des élèves arrivent, d’autres partent : une mise à jour des emprunteurs dans BCDI est nécessaire, tout particulièrement pour les élèves.
La procédure de mise à jour se fait en plusieurs étapes :
• 1ère étape : récupération du fichier des emprunteurs ;
• 2ème étape : importation du fichier pour une mise à jour des emprunteurs dans BCDI ;
• 3ème étape : traitement des emprunteurs mis à l’écart lors de la mise à jour.

Récupérer le fichier Emprunteurs
  • 1er cas : votre établissement utilise un ENT

Il est possible d’extraire depuis celui-ci, un fichier d’utilisateurs en Xml (qui peut comprendre les élèves, les enseignants, les personnels administratifs). Retrouvez dans le Back office d’e-sidoc, une documentation sur la procédure de récupération depuis votre ENT. Dans la partie Paramétrage, entrée Interconnexion ENT/ PRONOTE, vous déclarez l’ENT utilisé : vous avez alors accès à une documentation détaillée, avec une partie sur l’export des utilisateurs de votre ENT au format BCDI.

  • 2ème cas : votre établissement n’utilise pas un ENT

Le fichier des élèves (et des autres personnels) peut être obtenu à partir d’une extraction depuis le logiciel de gestion des élèves et des personnels de votre établissement (par exemple : Sconet). Ce fichier (au format CSV) doit être converti dans un format compatible avec BCDI, à savoir le format Xml. Cette conversion se fait à l’aide d’un service en ligne proposé par Canopé Solutions documentaires.

Mettre à jour les emprunteurs dans BCDI

Si vous avez supprimé tous les emprunteurs de la base (emprunteurs sans prêts en cours), vous pouvez importer les emprunteurs à partir de l’entrée Gestion prêt > Gestion des emprunteurs > Importer.
Il est toutefois beaucoup plus intéressant de ne pas supprimer vos emprunteurs et de les mettre à jour. Il devient possible alors de conserver les informations saisies manuellement dans les fiches des élèves (exemple : mot de passe, téléphone, e-mail…).

La mise à jour doit supprimer les fiches des élèves partis, mettre à jour les fiches des élèves encore présents, créer les fiches des nouveaux élèves. Lors de la mise à jour, des ambiguïtés peuvent se rencontrer (2 emprunteurs avec les mêmes NOM Prénom dans la base et 1 seul emprunteur avec ces NOM Prénom dans le fichier d’importation, ou l’inverse).

Attention ! Avant de mettre à jour vos emprunteurs, pensez à Rendre anonyme les prêts et réservations, si cela n’est pas encore fait ! Retrouvez la procédure en cliquant sur ce lien.

Traiter les fiches des emprunteurs mis à l’écart

Lors de la mise à jour des emprunteurs, un certain nombre de fiches peuvent être mises à l’écart. Il est alors indiqué dans le champ Type emprunteur : Usager temporaire. Rappel de la procédure pour traiter le cas des fiches « Usager temporaire ».

Un emprunteur est mis à l’écart principalement :
• lorsqu’il a des prêts en cours et a quitté l’établissement (absent du fichier d’importation) ;
• en cas de doublons de mises à jour : une fiche emprunteur présente a été modifiée en « Usager temporaire » et une nouvelle fiche du même nom a été importée.