Le champ Cote d’Exemplaire ou de Notice générale est vide

Cote vide en exemplaires et renseignée en notices générales

 Objectif : reporter, de manière automatisée, la valeur du champ Cote de la notice générale vers le champ Cote des exemplaires, lorsque ce dernier est vide.

A – Pourquoi corriger ?

En principe : une notice générale, à l’exception des sites internet ou ressources en ligne, comporte une proposition de cote, liée à un ou plusieurs exemplaires, eux-mêmes cotés. Tous les exemplaires n’ont pas forcément la même cote (en cas de rangement à différents endroits).

Conséquences pour les usagers : les informations fournies par le catalogue sont incomplètes (aucune donnée sur l’emplacement de l’exemplaire, la rubrique « Découvrir en butinant au CDI » du portail e-sidoc est alimentée à partir de la cote d’exemplaire).

 Conséquences côté gestionnaire : des difficultés peuvent survenir lors du récolement, de l’édition de statistiques, de produits documentaires et de la recherche gestionnaire. 

Le cas des notices générales cotées avec des exemplaires non cotés dans la base est à traiter avec l’harmonisation manuelle :

Cote vide en notices générales et renseignée en exemplaires

 

B – Utiliser l’harmonisation automatique

Retrouver l’harmonisation : 

MacroA_ExCote

Que fait l’harmonisation ?

  • Fichier de recherche : Exemplaires
  • Equation : Cote = rempli et Cote E. = vide
  • Filtres : Aucun
  • Changement par lot effectué : champ Cote E. remplacé par champ  Cote de Notices

Vous pouvez visualiser les fiches modifiées par l’harmonisation automatique en cliquant sur le bouton « Voir » de la fenêtre de vérification.

 

C – Que faire ?

Vous pouvez poursuivre l’harmonisation des champs « Cote » en utilisant l’harmonisation manuelle proposée en suivant.

Pour que le champ Cote d’Exemplaire soit complété automatiquement lors d’une saisie d’un nouveau document, pensez à compléter le champ intitulé « Proposition de cote pour les exemplaires » dans l’onglet Analyse documentaire de l’écran de Catalogage.

Le champ Cote de tous les exemplaires sera alors complété avec la valeur saisie en Notices. Puis, si besoin, modifiez la cote d’un ou plusieurs exemplaire(s) (en cas de rangement à différents endroits).

 

Cote vide en notices générales et renseignée en exemplaires

 Objectif : identifier les notices générales dont le champ Cote est vide, afin de le compléter.

A – Pourquoi corriger ?

En principe : une notice générale, à l’exception des sites internet ou ressources en ligne, comporte une proposition de cote, liée à un ou plusieurs exemplaires, eux-mêmes cotés. Tous les exemplaires n’ont pas forcément la même cote (rangement à différents endroits).

Conséquences pour les usagers : les informations fournies par le catalogue sont incomplètes (aucune donnée sur l’emplacement de l’exemplaire, la rubrique « Découvrir en butinant au CDI » du portail e-sidoc est alimentée à partir de la cote d’exemplaire).

 Conséquences côté gestionnaire : des difficultés peuvent survenir lors du récolement, de l’édition de statistiques, de produits documentaires et de la recherche gestionnaire.

Le cas des exemplaires sans cote et des notices générales cotées dans la base est à traiter avec l’harmonisation automatisée :

Cote vide en exemplaires et renseignée en notices générales

 

 B – Utiliser l’harmonisation manuelle

Retrouver l’harmonisation :

Macro2_4

Que fait l’harmonisation ?

  • Fichier de recherche : Notices
  • Equation : Cote = vide et Cote E. = rempli sauf (Support = ~Périodique~ ou Type Doc. = ~Ressource en ligne~)
  • Filtres : Notices générales
  • Classement par : Support ; Titre Ng

Pour utiliser le rapport proposé : sélectionnez Cote NG vide.fr3

 

C – Que faire ?

Vous obtenez alors la liste de toutes les notices générales sans cote dont au moins un exemplaire est coté. Vous pouvez soit :

  • compléter une par une chacune des notices ;
  • procéder à un changement par lot : attention, dans le cas de multiples exemplaires (notamment avec des cotes différentes), ce sera la cote du premier exemplaire coté qui sera reporté en notices.

Cliquez sur le bouton« Modifier par lots (chercher-remplacer) », le menu de changement par lot apparaît à l’écran.

  • Champ à modifier : sélectionnez le champ Cote
  • Onglet Valeurs à changer : Tout
  • Onglet Valeurs de remplacement : dans Remplacer par un autre champ, cliquez sur le bouton « Champ ». Cliquez sur le bouton Exemplaires, puis sélectionnez le champ Cote
  • Laissez cochée la case « Confirmer le changement à chaque fiche »
  • Lancez le changement par lot

Voir en images

 Voir Aide BCDI : Remplacer le contenu d’un champ par le contenu d’un autre champ

Lors d’une saisie d’un nouveau document, avant d’exemplariser, pensez à compléter le champ intitulé « Proposition de cote pour les exemplaires » dans l’onglet Analyse documentaire de l’écran de Catalogage. Complétez le champ Cote d’Exemplaire ne permet pas de compléter automatiquement le champ Cote de Notices.